Kako omejiti dokumentno knjižnico v SharePoint-u na določen tip datoteke

This post is also available in: English




V SharePoint portalu podjetja je urejeno tako, da prihaja dnevno pošta z zbirko kliping objav v pdf datoteki. Dokumentna knjižnica je nastavljena tako, da prejema to elektronsko pošto in shranjuje pdf dokumente v njo.

Na žalost je v elektronsko pošto pripet kot logo, kar SharePoint smatra kot prilogo in tako se v dokumentno knjižnico poleg pdf datotek dnevno shranjuje tudi logo slika.

Sharepoint_wheel

Najbolj preprosta in hitra rešitev je uporaba krogotoka, ki preveri vrsto datoteke. Krogotok se samodejno zažene ob vsakem novem uvozu. Naložiti je možno le pdf datoteke in nobene druge vrste. Ker krogotok steče šele, ko se nova vsebina naloži, takrat pa se sprožijo tudi že avtomatična obvestila za tiste, ki so naročeni na njih, je bilo potrebno dodati še stanje potrditve, saj dokler dokument ni potrjen, nimajo v njega vpogled običajni uporabniki.

Krogotok (workflow), ki to preprosto uredi omejevanje le na nalaganje pdf datotek:

Step 1
If Current Item: File type not equals pdf

Set content approval status to Rejected

then Delete item in “this list”

Step 2

If Current Item:File type equals pdf

Set content approval status to Approved

 

Sedaj se shranjujejo v tej dokumentni knjižnici le pdf datoteke, pripeti logo pa se ne pojavlja več.

 

Saša

Works as system engineer in Slovenian Enterprise in Microsoft environment focusing on security, deployments, SharePoint, SCCM and CheckPoint firewall. Author of successful blog about IT security, Microsoft tips & tricks, social media, internet trends.

2 thoughts on “Kako omejiti dokumentno knjižnico v SharePoint-u na določen tip datoteke

  1. Osebno ne uporabljam map v SharePointu, ker se da to lepo rešit z metapodatki oz. s stolpci. Potem pa kreiram različne poglede s filtri za različne potrebe in osebe

  2. Pozdravljeni,
    zanima me, ali možno to omejitev (tip datoteke PDF) uveljaviti le na podmapi in ne na celotni knjižnici npr, ko uporabnik želi shrani dokument v to mapo, mora dokument biti tipa PDF medtem ko v knjižnici imamo dokumente različnih tipov.
    Hvala.

Leave a Reply